Para que dê tudo certo em um evento, é indispensável que seja realizado o seu planejamento. Isso porque independentemente do porte ou do tipo de confraternização, é preciso cuidar de uma série de detalhes como: locação de espaço, aluguel de mesas, envio de convites, contratação de buffet etc.
Saiba por que você deve investir no planejamento estratégico para eventos neste post.
O que é planejamento estratégico?
O primeiro passo para a produção de um evento de sucesso é o planejamento estratégico. Antes de qualquer coisa, é preciso traçar um perfil do tipo de celebração que será realizada, com o número de convidados e o objetivo da festa.
Procure identificar qual o nicho do evento, quando será realizado e qual o orçamento disponível. Essas informações são essenciais para começar a organizar a festa, distribuindo as tarefas de acordo com o tempo disponível.
Uma planilha vai facilitar muito essa etapa, acompanhada de uma agenda para distribuir as tarefas e controlar o andamento da organização.
Como dividir o planejamento do evento?
Para uma melhor organização do evento, é recomendado dividir as tarefas em três etapas: pré-produção, produção e pós-produção. Essa divisão vai ajudar a destrinchar e resolver as pendências de maneira mais ordenada.
Por exemplo, durante a fase de pré-produção você pode fazer os orçamentos com as empresas fornecedoras, como a de aluguel de mesas para festa.
Qual a importância do planejamento de um evento?
Para que o evento dê muito certo, é necessária ter um extremo controle e organização de todos os detalhes. Afinal, só assim é possível cobrar os fornecedores e acessar um plano B caso algo dê errado.
O planejamento estratégico de um evento também ajuda a empresas com equipes grandes e com mais de um profissional na coordenação, permitindo a distribuição de tarefas e o controle de sua execução.
Lembre-se de contar com a nossa ajuda da Magui Locações na organização do seu evento, como para a locação de mesas e outros mobiliários.
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